Comment gérer et organiser vos archives dans Outlook (2023)

Lorsque vous utilisez Outlook, votre boîte de réception peut rapidement devenir encombrée de nombreux courriels. Pour éviter que cela ne se produise, il est essentiel de connaître les meilleures pratiques pour gérer et organiser vos archives. Dans cet article, nous vous présenterons des astuces et des conseils pour vous aider à garder votre boîte de réception propre et bien rangée.

Utilisation de l'archivage automatique

Par défaut, Outlook utilise la fonction d'archivage automatique pour déplacer les anciens éléments vers une archive à intervalles réguliers. Cependant, si vous souhaitez avoir un contrôle total sur le processus d'archivage, vous pouvez également le faire manuellement. Voici comment :

1. Dans Outlook 2013, cliquez sur Fichier > Info > Outils de nettoyage > Archiver. Dans Outlook 2016, cliquez sur Fichier > Info > Outils > Nettoyer les anciens éléments.

2. Sélectionnez l'option "Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers" et choisissez le dossier que vous souhaitez archiver.

3. Entrez une date dans la zone "Archiver les éléments plus anciens que".

4. Vous pouvez également créer plusieurs fichiers .pst si vous souhaitez archiver certains dossiers avec des paramètres différents.

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5. Cochez la case "Inclure les éléments avec l'option 'Ne pas archiver automatiquement' cochée" pour archiver les éléments exclus de l'archivage automatique.

6. Cliquez sur OK pour lancer le processus d'archivage.

Désactivation de l'archivage automatique

Si vous souhaitez archiver manuellement vos éléments, vous pouvez désactiver l'archivage automatique. Voici comment :

1. Cliquez sur Fichier > Options > Avancé.

2. Sous "Archivage automatique", cliquez sur "Paramètres d'archivage automatique".

3. Décochez la case "Exécuter l'archivage automatique tous les n jours".

Utilisation de l'archivage manuel

Outre l'archivage automatique, vous avez également la possibilité d'archiver manuellement vos éléments dans Outlook. Voici comment procéder :

1. Cliquez sur l'onglet "Fichier".

2. Cliquez sur "Outils de nettoyage".

3. Sélectionnez "Archiver".

4. Cochez l'option "Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers" et choisissez le dossier à archiver.

5. Entrez une date dans la zone "Archiver les éléments plus anciens que".

6. Si vous souhaitez utiliser un fichier ou un emplacement différent de celui par défaut, cliquez sur "Parcourir" sous "Fichier d'archivage".

7. Sélectionnez la case "Inclure les éléments avec l'option 'Ne pas archiver automatiquement' cochée" pour inclure les éléments exclus de l'archivage automatique.

8. Cliquez sur OK pour finaliser le processus d'archivage manuel.

En suivant ces étapes simples, vous pourrez gérer et organiser efficacement vos archives dans Outlook. N'oubliez pas de garder vos dossiers à jour et de supprimer les éléments inutiles régulièrement. En adoptant ces bonnes pratiques, vous pourrez maintenir une boîte de réception propre et bien rangée, tout en maximisant votre productivité.

Nous espérons que cet article vous a été utile et qu'il vous permettra de surpasser l'article que vous nous avez fourni dans les classements de recherche de Google. Si vous avez d'autres questions ou si vous avez besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter. Bonne gestion de vos archives Outlook !